Behandling af personoplysninger i forbindelse med Fiskeristyrelsens Whistleblowerordning

Formålet med at behandle personoplysninger, som indgives til whistleblowerordningen, er at undersøge eventuelle ulovligheder eller alvorlige uregelmæssigheder i Fiskeristyrelsen med henblik på at sikre forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder inden for styrelsens ressortområde.

Anonymitet
Det er valgfrit, om du vil indgive en indberetning anonymt eller ikke-anonymt, ved anvendelse af whistleblowersystemet. Hvis du vælger ikke at være anonym, vil din identitet være kendt for de personer, der behandler sagen. I dette tilfælde kan du risikere at blive indkaldt som vidne i en eventuel retssag, hvorved du mister din anonymitet. Der kan også begæres aktindsigt i sagen efter lov om offentlighed i forvaltningen.

Hvis du ønsker at være anonym skal du ikke angive kontaktoplysninger når du udfylder formularen i whistleblowersystemet. 

Husk at du ikke skal oplyse dit navn, adresse, telefonnummer eller andre personhenførbare oplysninger i formularen. For at sikre anonymiteten skal du undlade at anvende en arbejdscomputer, iPad eller mobiltelefon, der er på myndighedernes netværk, når du udfylder formularen.

Systemet logger ikke IP-adresser og maskin-ID og benytter ej heller cookies, ligesom al datatransmission og lagring af data sker krypteret.

Hvis en indberetning er foretaget fra en computer, der er på ministeriets netværk, er der en risiko for, at de besøgte hjemmesider bliver logget. Denne risiko kan elimineres ved at foretage indberetningen fra en computer, der ikke er på ministeriets netværk.

Logning

Det eneste, der registreres er selve indberetningen. Der føres således ikke log over den IP-adresse eller maskin-ID på den computer, som indberetningen bliver foretaget fra.

Behandling af personoplysninger

Hvis du vælger ikke at være anonym, og selv oplyser personhenførbare oplysninger som fx navn, e-mail og telefon nr., så vil de personlige oplysninger, som du videregiver til whistleblowerenheden blive gemt, såfremt det har relevans for sagen.

Håndteringen af personlige oplysninger foretages kun som led i vores offentlige myndighedsudøvelse i overensstemmelse med lov om beskyttelse af whistleblowere. Behandlingen er underlagt en streng procedure og overholder derfor databeskyttelseslovgivningen.

Fiskeristyrelsen har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.

De almindelige databeskyttelsesretlige regler finder anvendelse, jf. vejledningens pkt. 1. Det indebærer bl.a., at oplysningspligten i databeskyttelsesforordningen skal iagttages med de undtagelser, der følger af reglerne på området. Det bemærkes i den forbindelse, at det bl.a. følger af databeskyttelsesforordningens artikel 14, stk. 5, litra b, at oplysningspligten ikke skal iagttages, hvis det sandsynligvis vil gøre det umuligt eller i væsentlig grad vil hindre opfyldelsen af formålet med behandlingen (i dette tilfælde behandlingen af indkomne henvendelser til en whistleblowerordning). Myndighedens anvendelse af undtagelsesbestemmelsen vil kræve en konkret vurdering og undtagelsen gælder alene i det omfang hensynene til at undlade at opfylde oplysningspligten forsat gør sig gældende. Oplysningspligten vil derfor kunne indtræde på et senere tidspunkt. Den omhandlede person vil i den forbindelse efter omstændighederne have ret til at bede om at få rettet forkerte oplysninger, ret til at bede om at få slettet oplysninger og ret til at bede om, at myndigheden begrænser behandlingen af oplysninger om personen.

Korrektion af registrerede oplysninger
Hvis du bliver opmærksom på, at du har indgivet ufuldstændige eller ukorrekte oplysninger, laver du blot en ny indberetning i systemet, hvor du henviser til den tidligere indberetning og beskriver, hvad der skal korrigeres.

Videregivelse af de registrerede oplysninger

Hvis indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, og omhandler forhold i Fiskeristyrelsen, vil henvendelsen blive håndteret i Whistleblowerenheden med mulig inddragelse af HR eller andet relevant fagkontor, afhængigt af henvendelsens indhold. Omhandler henvendelsen en kontorchef, sender Whistleblowerenheden henvendelsen til direktionen. Hvis en indberetning vedrører direktionen kan henvendelsen sendes til departementet.

Whistleblowersystemet er ikke et sagsbehandlingssystem. Realitetsbehandling af whistleblowerindberetninger foregår i Fiskeristyrelsens ESDH-system Workzone eller andre relevante systemer hos myndigheden, fx et HR-system, hvis det er en HR-relateret indberetning. Whistleblowersystemet styrer kommunikationen mellem sagsbehandler og whistleblower. Det er kun udvalgte sagsbehandlere i myndighedens whistleblowerenhed, der kan tilgå indberetningerne. Hvis indberetningen skal realitetsbehandles, kan der tilknyttes yderligere sagsbehandlere, fx fagspecialister, i ESDH-systemet workzone.

Overførsel til tredjeland eller international organisation
Informationer modtaget ved generelle henvendelser overføres ikke til tredjeland eller internationale organisationer, uden at der gives yderligere oplysninger herom.

Så længe gemmes dine personoplysninger

Indberetninger og besvarelser i Whistleblowersystemet slettes efter 90 dage. Sagsbehandler kan manuelt forlænge udløbsperioden med yderligere 90 dage på en indberetning.

Hvis en henvendelse giver anledning til opbevaring af nye personoplysninger, vil disse oplysninger blive journaliseret i WorkZone. Generelle henvendelser der indeholder personoplysninger, som ikke giver anledning til videre behandling, slettes inden for 6 måneder.

Oplysningerne der gemmes i WorkZone (styrelsens ESDH-system) kan blive overført til opbevaring i Rigsarkivet efter reglerne i arkivlovgivningen efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet. 

Styrelsen kan i en periode efter afslutningen af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet og overført til opbevaring i Rigsarkivet, fortsat have adgang til at søge oplysningerne frem i en historisk udgave af journalperioden i systemet.  Den historiske udgave af journalperioden slettes senest 15 år efter afslutning af den journalperiode, hvori sagen er afsluttet.

Registreredes rettigheder

Ret til indsigt
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som Fiskeristyrelsen behandler om dig. Dette betyder, at du som udgangspunkt kan få udleveret kopier af de dokumenter, som indeholder dine personoplysninger, ligesom du vil blive orienteret om formålene med behandlingen, de berørte kategorier af personoplysninger, modtagerne eller kategorierne af modtagere, hvor længe oplysningerne opbevares og om oplysningerne overføres til tredjelande. Der gælder enkelte undtagelser for indsigtsretten, som vil blive vurderet i den enkelte sag.

Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, hvor en retslig forpligtelse ikke er hjemmel for behandlingen.

Retten til at få oplysninger slettet
Databeskyttelsesforordningen giver en registreret person ret til i nogle tilfælde at få sine data slettet f.eks. hvis oplysningerne er urigtige eller vildledende. Styrelsen sletter dine oplysninger når formålet med opbevaringen ikke længere er aktuel. Der gælder dog visse undtagelser for dine muligheder for at få slettet oplysninger om dig hos Fiskeristyrelsen.

Dette skyldes bl.a., at det ofte er nødvendigt for offentlige myndigheder at kunne dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning i sin tid blev truffet på. Hvis der er tale om urigtige eller vildledende oplysninger, kan styrelsen i stedet notere de korrekte oplysninger på sagen uden at fjerne de forkerte oplysninger, der i forvejen fremgik.

Ønsker du at klage

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener at Fiskeristyrelsens behandling af dine personoplysninger er i strid med databeskyttelsesreglerne.

Du kan læse mere om dine rettigheder, samt finde kontaktoplysninger på Datatilsynets hjemmeside datatilsynet.dk.

Kontaktoplysninger 
Hvis du har spørgsmål vedrørende behandling af din personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Fiskeristyrelsen:

Fiskeristyrelsen
Nyropsgade 30
1780 København V
CVR-nr.: 3909717
Telefon +45 72 18 56 00
E-mail: mail@fiskeristyrelsen.dk

Kontaktoplysninger på DPO
Du har også mulighed for at kontakte Fiskeristyrelsens databeskyttelsesrådgiver direkte på:

E-mail: dpo@fiskeristyrelsen.dk
Telefon: +45 72 18 58 39
Post: Fiskeristyrelsen, Nyropsgade 30, 1780 København V / ATT: databeskyttelsesrådgiver